Od 2027 roku przedsiębiorców czekają kolejne zmiany związane z kasami fiskalnymi i Krajowym Systemem e-Faktur. Najważniejsza zapowiedź dotyczy faktur wystawianych na kasach rejestrujących. Zgodnie z projektem nowych przepisów taka możliwość ma zniknąć od 1 stycznia 2027 roku.
Projekt rozporządzenia zakłada dostosowanie zasad działania kas fiskalnych do obowiązkowego KSeF. W praktyce oznacza to, że kasy rejestrujące mają służyć przede wszystkim do ewidencjonowania sprzedaży detalicznej i wystawiania paragonów fiskalnych.
Najważniejsza zmiana polega na tym, że od 2027 roku przedsiębiorca nie będzie już mógł wystawić faktury bezpośrednio z kasy fiskalnej. Faktury mają być obsługiwane zgodnie z zasadami Krajowego Systemu e-Faktur.
Do kiedy będzie można wystawiać faktury z kasy?
Z dostępnych informacji wynika, że faktury przy użyciu kas rejestrujących będzie można wystawiać tylko do 31 grudnia 2026 roku. Po tej dacie kasa fiskalna nie będzie już narzędziem do wystawiania faktur.
To ważna informacja zwłaszcza dla małych sklepów, punktów usługowych, gastronomii, salonów kosmetycznych, warsztatów i innych firm, które do tej pory korzystały z funkcji faktury na kasie.
Co z paragonami z NIP do 450 zł?
Zmiana może dotyczyć również popularnych paragonów z NIP do 450 zł, które obecnie są traktowane jako faktury uproszczone. Do końca 2026 roku taki mechanizm ma jeszcze funkcjonować na dotychczasowych zasadach.
Od 1 stycznia 2027 roku przedsiębiorcy powinni jednak przygotować się na to, że dokumentowanie sprzedaży dla firm będzie wymagało innej procedury. W praktyce może to oznaczać konieczność wystawiania faktury w programie sprzedażowym lub księgowym zgodnym z KSeF.
Czy trzeba będzie wymienić kasę fiskalną?
Na ten moment projekt zmian nie oznacza automatycznie, że każda firma będzie musiała wymienić kasę fiskalną. Zmiana dotyczy przede wszystkim sposobu wystawiania faktur, a nie samego obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie.
Dla wielu przedsiębiorców ważniejsze będzie sprawdzenie, czy używany program sprzedażowy, system magazynowy lub program do faktur będzie gotowy do współpracy z KSeF.
Co powinien zrobić przedsiębiorca?
Firmy, które dziś wystawiają faktury z poziomu kasy fiskalnej, powinny wcześniej przygotować się do zmian. Nie warto zostawiać tego na ostatnie tygodnie 2026 roku.
W praktyce warto sprawdzić:
- czy obecna kasa fiskalna jest używana do wystawiania faktur,
- jak często firma wystawia faktury dla innych przedsiębiorców,
- czy program sprzedażowy obsługuje lub będzie obsługiwał KSeF,
- czy pracownicy wiedzą, jak obsługiwać sprzedaż z fakturą po zmianach,
- czy procedury w firmie wymagają aktualizacji.
Dlaczego zmiana jest ważna?
Dla wielu firm kasa fiskalna była prostym narzędziem do codziennej sprzedaży i okazjonalnego wystawienia faktury. Po wejściu nowych zasad ten podział ma być wyraźniejszy: kasa będzie służyć do paragonów, a faktury będą obsługiwane w systemie zgodnym z KSeF.
To oznacza, że przedsiębiorcy powinni myśleć nie tylko o samej kasie fiskalnej, ale o całym procesie sprzedaży: od obsługi klienta, przez wystawienie dokumentu, po księgowanie i przekazanie faktury do systemu.
KSeF i kasy fiskalne: najważniejsze daty
Najważniejszą datą dla użytkowników kas fiskalnych jest obecnie 31 grudnia 2026 roku. Do tego dnia mają obowiązywać przepisy przejściowe pozwalające jeszcze na wystawianie faktur przy użyciu kas rejestrujących.
Od 1 stycznia 2027 roku przedsiębiorcy powinni być już gotowi na nowe zasady. Warto potraktować 2026 rok jako czas na przygotowanie systemów, procedur i pracowników.
Podsumowanie
Projekt zmian w przepisach dotyczących kas fiskalnych jest kolejnym etapem wdrażania KSeF. Najważniejsza zapowiedź to koniec wystawiania faktur z kas rejestrujących od 2027 roku.
Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność uporządkowania procesu sprzedaży i fakturowania. Sama kasa fiskalna nadal będzie potrzebna do ewidencjonowania sprzedaży detalicznej, ale faktury będą musiały być obsługiwane poza kasą, zgodnie z zasadami KSeF.
Przeczytaj również: